Il existe deux systèmes principaux de vidéo / audio conférence :
– de type webinaire, ou présentation live : dans ces outils tels Twitch, YouTube Live, les participants n’ont pas la parole. Sur certains outils, ils peuvent la demander. Les recommandations suivantes ne s’adressent pas vraiment à ce cas.
– de type webmeeting, conférence à plusieurs : tout le monde peut parler. Nos recommandations s’adressent à ces rencontres. Par exemple notre outil Visio

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Ton emplacement

• Choisis un emplacement le plus au calme possible, sans trop de bruits de fond.
• Informe tout le monde autour de toi que tu seras occupé en conférence. Ainsi, tu devrais éviter de voir un frère ou une sœur débarquer en pyjama en arrière plan. Préviens ton chat aussi, pour éviter qu’ils squattent ton clavier. Si cela peut aussi éviter que quelqu’un passe l’aspirateur pile à ce moment, ça peut aussi être bien :)

Quand ça devient gênant :

La vidéo

• La vidéo est gourmande en bande passante. Si ta connexion montre des signes de souffrance, n’hésite pas à couper la vidéo pour ne garder que l’audio qui ne consomme pas beaucoup.
• Si chaque membre de ta famille regarde en parallèle une série sur Netflix en haute définition, cela peut aussi être un souci. Si tu sens des ralentissements, demande aux autres utilisateurs de ta connexion de se calmer sur Netflix.
• Si tu actives la webcam vérifie ton arrière-plan. Évite qu’il y ait des passages impromptus qui peuvent gêner les gens qui passent derrière et qui n’ont pas envie d’être vus par du public.
• Oriente ta caméra pour être visible : évite que le fond derrière toi soit très lumineux. Dans ce cas, tu apparaîtras sous forme d’une silhouette noire. C’est dommage !

L’audio

• Utilise un casque. Ton micro capte le son de ton haut parleur. Alors, cela fait de l’écho pour les autres participants. En utilisant un casque, tu évites cela.
• Que ce soit le micro de ton ordinateur ou celui de ton téléphone, repère bien où est le micro de manière à bien parler dedans.
• En ayant repéré où est le micro, s’il est proche du clavier, alors fais très attention car taper au clavier fera comme un tambour dans les oreilles des autres. Ils et elles vont te haïr.
• Si tu participes à une conférence téléphonique avec un téléphone, alors ne mets jamais la conférence en attente pour prendre un double-appel. Cela émet une superbe musique d’attente que tout le monde adorera écouter ... mais qui empêche la réunion de se poursuivre.

Règles de participation

• "Mute" ton micro si tu n’as rien à dire. C’est une bonne pratique qui évite un tas de bruits de fond. Certaines applications ont une fonction "push to talk" : tu appuies sur un bouton quand tu parles, comme dans un talkie walkie. Dans ce cas, quand tu appuies, attends un tout petit pour parler, et ne coupe pas trop vite : il est courant de se manger des syllabes.
• Ne parle jamais en même temps que quelqu’un, sinon on ne comprend rien.
• Si tu as la vidéo, n’hésite pas exprimer ton approbation ou désapprobation visuellement avec des pouces en l’air, des mines de "pas content", etc. Cela évite de parler en même temps tout en rendant la discussion interactive.
• Souvent, tu peux aussi t’exprimer par un outil de discussion instantanée lié à la conférence.

Pour l’organisateur sur le côté technique

• La plupart des outils offrent une console d’administration. Elle permet de "muter" et "démuter" les participants. N’hésite surtout pas à muter les participants qui font un bruit qui pose un soucis à tous. On repère en général l’émetteur du "mauvais son" car les outils de conférence affichent souvent un voyant coloré pour préciser qui parle.
• Envoie un lien de test quelques temps avant la rencontre. Tu peux proposer une rencontre test aussi, ainsi pas de temps perdu le jour J !
• Exprime clairement les pré-requis techniques en terme de navigateur, d’application ou de compte à créer pour participer. Cela permet aux participants d’anticiper leur connexion.
• Si un participant doit avoir un son et une vidéo nickel, c’est bien l’organisateur. N’hésite pas à tester ta configuration à blanc avec un ami ou une amie. Les clés sont un bel éclairage et un bon son.

Pour l’organisateur sur le côté animatif

• Rappelle les règles du jeu dès le début : micro en mute, on demande son tour de parole et tout ce que tu jugeras utile.
• Prendre la parole en vidéo ou audio conférence n’est pas facile pour les participants. N’hésite pas à distribuer la parole : à des participants qui lèvent le doigt devant leur caméra, ou virtuellement sur l’application (beaucoup ont une fonction pour ça), ou par tour de table.
• Une vidéo / audio conférence ne peut pas vraiment s’autosuffire. C’est souvent mieux de partager un support visuel : document qui se remplit en temps réel, partage d’écran, etc. Ca permet à tout le monde de bien suivre. C’est d’autant plus nécessaire si tu n’as que l’audio. Un document interactif permet aussi d’animation des prises de paroles muettes sur le principe de la "nappe blanche". Oui tu sais, quand tout le monde écrit sur une nappe pour donner ses idées !
• Animer, lire les commentaires si tu as un outil de chat, gérer la technique ... tout ça en même temps est très difficile pour qui n’est pas expérimenté. N’hésite pas à confier la technique ou le suivi des prises de paroles des uns ou des autres à quelqu’un d’autre. Même à distance !
• De la discipline ! Prévois des temps pour souffler, laisse délirer les participants ... mais reprend la main régulièrement. Celles et ceux qui ne sont pas dans le délire pourraient alors trouver le temps long !
• Pas trop long. Le rythme en audio ou vidéo conférence est très particulier. Il est vite harassant pour l’animateur. Passé 2h, ça peut devenir difficile, sauf si tu aménages des temps où les participants agissent de leur côté sans interaction pour te permettre quelques pauses.
• Pas trop nombreux. Plus tu as de monde, plus tu dois être directif dans ton animation car l’initiative de la prise de parole devient impossible. Si tu dépasses les 6-7 personnes, coupe les micros par défaut et ne les ouvre qu’à la demande : il suffit d’un ou d’une pénible pour ruiner ta rencontre. Si tu dépasses les 20-30 connectés, ne permet plus de parler. Sauf très ponctuellement.